Les dépenses de R&D externalisés ou de sous-traitance constituent environ 15% de l’enveloppe budgétaire du CIR / CII. Il est donc important de pouvoir en justifier les montants en bonne et due forme. Nous allons découvrir ensemble comment s’y prendre, notamment pour éviter le raccourcis « le rattachement de la facture à un projet éligible lui confère par essence le même statut ». Or ce n’est pas toujours vrai… suivez les conseils de notre expert !
Comment justifier l’éligibilité des travaux de sous-traitance ?
De même qu’il faut justifier l’éligibilité des personnels (profils et tâches) valorisés sur le projet, au-delà du caractère éligible (scientifique) du projet lui-même, il est également nécessaire de prouver l’éligibilité des travaux que couvre une facture de sous-traitance.
Nous distinguons le plus souvent 2 types d’intervention :
Cas des travaux de sous-traitance menés chez le prestataire
La facture d’une prestation est éligible dès lors que les travaux confiés au prestataire agréé sont indispensables à la conduite de la démarche R&D / d’Innovation du projet menée par le donneur d’ordre.
Le vérificateur va donc se focaliser sur un ensemble d’éléments pour le constater :
- L’attestation d’agrément du prestataire délivré par le ministère de la Recherche (agrément CIR ≠ agrément CII), qui après obtention le référence comme un acteur compétent en la matière pour intervenir dans le cadre d’un projet R&D / d’Innovation ;
- Le contrat qui doit préciser distinctement l’ensemble des travaux que le prestataire se serait vu confier (cohérence entre commande & réalisation) ;
- La facture, la plus distincte possible en termes de libellés et ventilation du montant, qui doit elle-même être en accord avec le contrat et le travail fourni ;
- Les livrables du prestataire qui doivent étayer les travaux réalisés et qui doivent être repris et interfacé dans la description de l’argumentaire projet du donneur d’ordre.
Cas des travaux de sous-traitance menés en régie
Bien qu’il s’agisse d’une dépense de sous-traitance, le collaborateur intégrant les équipes du donneur d’ordre pour mener ses travaux, il convient de se référer également (en plus de ceux cités ci-dessus) aux mêmes justificatifs que les dépenses de personnels interne, à savoir prouver que le collaborateur prestataire est qualifié et qu’il a mené des opérations nécessaires à la démarche R&D / d’innovation du projet.
La justification de son travail doit donc être personnalisé car il ne sera pas entendu comme argument le fait qu’il a travaillé sur le projet au même titre que l’équipe salarié si aucune précision n’est fournie.
Ce type de dépenses étant souvent considéré comme un support de capacité (besoin ponctuel de temps homme) plus que de spécialité (besoin d’une expertise), il est souvent challengé par le vérificateur.
Vous externalisez des travaux de R&D ou d’innovation ? Vous pouvez rapidement estimer le montant de votre CIR / CII.
Lors de la procédure auprès de la Cour d’Appel Administrative de Paris (28/06/2022, N° 21PA04372, Affaire ARKAMYS), nous avons réussi en l’occurrence à défendre la valorisation des salariés employés en régie, en présentant un tableau individualisant le nombre d’heures passées par chacun des salariés valorisés, ce tableau ayant été établi à partir de l’extraction fournie par un logiciel permettant de visualiser l’avancement du projet (découpage des projets en « récits utilisateurs » : tâches, composants, temps passés) et leur affectation aux développeurs.
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Cet article est rédigé par Axel MERLIN,
Responsable d’Activité Innovation chez G.A.C. Group
